Firemní procesy v době krize

Milena Rusková
May 13, 2020
Czech

Krušné časy právě prožívají asi všichni. Pandemie koronaviru má na svědomí nutná a naléhavá opatření proti jejímu, ještě většímu, šíření. Přivedla nás do krize, která zapříčinila výrazný propad a utlumení ekonomiky.

Velké podniky i menší firmy byly nuceny omezit nebo zastavit výrobu. Většina z nich netuší, co bude dál a jak přečkat současnou situaci. Koronavirus mění svět a tyto změny přinášejí více otázek než odpovědí.

Kde jsme teď, co nás čeká?

Bohužel zde je několik málo jistot. Mnoha průmyslovým oborům i poskytovatelům služeb dramaticky poklesla poptávka, často až na nulu. Z toho důsledku hodně firem není schopno splácet své závazky vůči obchodním partnerům nebo zaměstnancům. Podniky se dostaly do druhotné platební neschopnosti. Ohroženo je tisíce pracovních míst, řadě živnostníkům se pozastavil byznys, roste nezaměstnanost. Kupní síla obyvatelstva se bude snižovat a to bude mít další negativní dopad na stabilizaci a oživení oslabené ekonomiky.

Přitom je však nanejvýš žádoucí, aby maximum podniků i v současné době, a to při zabezpečení všech zdravotnických a dalších nařízení, výrobu udržely. Musí totiž být připraveny na restart poptávek, který s tím, jak epidemie bude ustupovat, dříve nebo později přijde.

Dobrá zpráva je ta, že krize naštěstí netrvá věčně.

Jak bude vypadat nový svět po koronaviru? To je zatím ještě stále nezodpovězená otázka. Co ale víme už teď, že nastal razantní posun k on-line byznysu.

Promění se uvažování firem. Bude se více pracovat z domova. Navíc firmy na home office ušetří. Boom zažijí všechny on-line obchody. Budou se prosazovat nové modely fungování firem, práce či vzdělávání. Dálková komunikace přinese řízení firem na dálku.

Nová příležitost

Ne nadarmo se říká, že všechno zlé je k něčemu dobré. Nepropásněme šanci a toto přechodné období využijme pro revizi svých procesů. Teď je na to ta pravá chvíle. Manažeři se musí zamyslet nad tím, jak dosáhnout zvýšení efektivity práce a vydat se cestou optimalizace procesů. Uvědomme si, že stávající situace se může (i nemusí) opakovat. Pojďte se připravit, abyste ji mohli snadno zvládnout. Přebudujte maximum firmy na on-line provoz a ochraňte tak svůj byznys.

Doba přeje prudkému rozvoji moderních technologií, a existuje nástroj, jak své procesy řídit automatizovaně s pomocí umělé inteligence. Tato pomůcka dokáže v mžiku reagovat na změny plánu a procesy přeplánovat tak, aby byly nastaveny maximálně efektivně a firma tak docílila lepších hospodářských výsledků.

Pro firmy bude důležité se ze stávající situace rychle zotavit a připravit na ekonomický vzestup.

Začít se musí s revizí procesů

Firmy především potřebují své (dobře připravené) krizové plány.

Dosud firmy o procesech přemýšlely z pozice jejich zavedení nebo optimalizace. Současná změna ekonomické situace z důvodu epidemie však nutí firmy přemýšlet, jak zachovat chod firmy i za podmínek, kdy pracovníci musí být doma (buď z důvodu péče o děti, které nemohou chodit do školy a nebo z důvodu karantény).

Vemte si třeba takový nábor nových zaměstnanců – proces, který má každá firma (příklad ZDE). Pokud nemá firma takto perfektně zmapovaný proces, může dojít k tomu, že zaměstnanci pracují na některých úkolech nezávisle na svých spolupracovnících. Může dojít k tomu, že kandidát je pozván na druhé kolo výběrového řízení, aniž by prošel vstupním pohovorem. Nebo uchazeči při prvním kole i druhém kole bude personalistka podávat stejné otázky. Nejen že tak firma přichází o časový fond, ale také dojde k duplicitě údajů.

Teď se podívejte jak by to mohlo vypadat. Firmy mají obvykle čistě přirozeně zvolený určitý postup, kterým plní své zakázky i běžné administrativní interní záležitosti. Tyto postupy ovšem nemají vizuálně uspořádané. Jedině po nakreslení myšlenkové mapy totiž uvidí proces “černě na bílém”. Uvědomí si návaznosti dílčích kroků a objeví efektivnější možnost průběhu. Management firmy by tedy měl nejprve zmapovat své procesy. S tímto rádi pomohou naši konzultanti, kteří ví, jak nejlépe uspořádat návaznosti úkolů, případně objevit úzká místa a navrhnout zlepšení. Tyto procesy s dílčími úkoly kreslí přímo do aplikace ApuTime. Management dále rozhodne o kompetencích zaměstnanců a přidělí úkoly odpovědným pracovníkům – takže nábor uchazečů vykonává pouze personalista a ne třeba servisní technik. 

V pondělí ráno se zaměstnankyně personálního oddělení, paní Nováková, přihlásí do aplikace ApuTime, kde už uvidí úkol “1. kolo pohovoru s panem Průchou”. U úkolu může mít přiložen jeho životopis i dokument s otázkami pro uchazeče, u kterého během pohovoru vyplní odpovědi. Při práci z domu ji už stačí realizovat videohovor s uchazečem, kdy mu položí správné otázky. Po skončení pohovoru (a vyplnění dokumentu) je první úkol ukončen a teprve poté se paní Novotné “odemkne” úkol “2. kolo pohovoru s panem Průchou”, kde je přiložen již vyplněný dokument s odpověďmi. Paní Novotná tak má jistotu, že uchazeč prošel prvním kolem výběrového řízení, aniž by se složitě dožadovala výsledků prvního kola u své kolegyně. 

Tohle byla ukázka jen jednoho procesu. Představte si, že firma má těchto procesů několik desítek, či stovek. Uhlídat každý z nich, kontrolovat zda-li se plní v termínu, jak dlouho nad úkoly zaměstnanci tráví apod. by byl bez patřičných nástrojů velmi náročný úkol. S ApuTime tohle zvládnete přihlášením do aplikace – kdykoliv a odkudkoliv, takže práce na home office není žádnou překážkou.   

Jste na budoucnost připraveni?

Kontaktujte ApuTime, který Vás na ni připraví a pomůže vám.


Related Posts