Postavme se krizi čelem a minimalizujme její dopad

Sylvie Pokorná
May 13, 2020
Czech
Jak se vypořádat s krizí, minimalizovat její negativní důsledky a vyjít z ní silnější? – asi jedna z nejdůležitějších otázek, které si v současné situaci pokládá většina podnikatelů. Existuje na ni vlastně nějaká jednoznačná odpověď? Schovávat hlavu do písku teď nebude to nejlepší řešení. Vypořádat se s krizí chce v prvé řadě odhodlání a zapálenost...

Asi se shodneme na tom, že pandemie koronaviru zasáhla nejen Českou republiku. Její dopad dosáhl globální měřítka a už teď je jisté, že ekonomika na tom dlouho nebude jako dřív. Blahobyt a pocit jistoty vystřídala nejistota, útlum a většina hospodářských odvětví teď musí čelit krizi. Propad zakázek pocítily velké i malé podniky. To je také důvod, proč se ve finanční krizi ocitly i firmy, které zaujímají stabilní pozici na trhu. Důsledkem je jejich druhotná platební neschopnost. Uzavření a přísné zákazy navíc donutily většinu zaměstnavatelů převést řízení své společnosti do online prostředí, což těm méně flexibilním pravděpodobně způsobilo řadu problémů a starostí. Našli se ovšem i takoví, kteří dokázali pružně reagovat a dokázali situaci obrátit ve svůj prospěch.

Majitelé restaurací například přišli na to, že při dodržení hygienických předpisů, mohou nadále fungovat na rozvoz jídel, či si například otevřeli „výdejní okénko“. Zaměstnanci administrativních pozic se přesunuli na home office a s pomocí on-line aplikací fungují a svou práci vykonávají i nadále. Horší to mají třeba takové kadeřnice. Ty jen tak nemohou přejít na home office a ostříhat vás po internetu. Těm bohužel nezbývá nic jiného než vyčkávat nebo snad ne?

Jakou strategii zvolíme? 

Jedna z možností, jak tohle všechno přestát, je skutečně vyčkávat. Posadit se do čekárny a netrpělivě čekat, až tahle krize skončí. Je ale správná? Můžeme vyčkávat týden, měsíc. Taky se může stát, že budeme čekat rok a náš vlak prostě nepřijede. Nebo do té doby jednoduše ztratíme trpělivost, „zabalíme to“ a odejdeme.

Teď se na to podívejme z jiné stránky – nečekejme. Krize není ta správná doba hrát na schovávanou. Kdy jindy provést změnu než teď? Máme na to čas, prostor i odvahu. Když budeme mít své jistoty, nebudeme ochotni riskovat a dělat nové kroky, zpohodlníme a budeme se zase hýčkat, jako to bylo v době blahobytu. Už jsme se přesvědčili, že adaptovat se na situaci a najít určité východisko (viz zmiňované restaurace) může mít pro podnikatele výhodu, případně znamenat i rozdíl mezi krachem nebo přežitím. Berme tuto krizi jako příležitost k rozvoji.

Co tedy dělat? V prvé řadě se zastavme. Je zcela přirozené mít obavy a strach, protože krize je a vždy bude nepříjemnou překážkou. Zamysleme se nad tím, co můžeme změnit.

  • Můžeme nějak upravit produkt?
  • Můžeme nějak vylepšit naše služby?
  • Můžeme pracovat on-line?
  • Jak můžeme pracovat efektivněji?
  • Kde máme mezery? V čem se můžeme polepšit?

Položme si otázky a hledejme na ně odpovědi a řešení. Nechceme přece dělat unáhlená rozhodnutí. Nerozvážné škrty, propouštění zodpovědných a pracovitých zaměstnanců, ani ukončení spolupráce se spolehlivým dodavatelem přece není v našem zájmu.

Přemýšlejme nad tím, jak zvýšíme svou výkonnost nebo zdokonalíme náš produkt. Proveďme audit, najděme úzká místa. Co můžeme, převeďme do on-line prostředí, protože už teď je jisté, že v tomto směru došlo ke skutečnému převratu. Využívání technologie pro firmu znamená živější, rychlejší provoz a v případě, že je správně využívána, tak nás povede také k větší produktivitě.

Proč je revize procesů důležitá

Zamysleme se také nad tím, jaké má naše firma procesy (ano, i obyčejná úhrada faktury za služby má svůj vlastní proces – neboli seznam kroků, které musíme provést v přesném postupu). Už jenom jejich vizualizace a rozkreslení procesních map je přínosné. Nejenže takto odhalíme nedostatky, ale především objevíme závislosti mezi pracovními činnostmi. Uvidíme krok po kroku, jakým firmou proplouvají projekty, či zakázky a zjistíme, které aktivity mají smysl, a které jsou naopak zbytečné a můžeme je vyloučit. Na čem vlastně vaši zaměstnanci pracují a je jejich pracovní fond využíván na maximum? Dá se to vůbec jednoduše zjistit? 

Dnešní doba má jednu výhodu – technologie jsou na takové úrovni, že vždy najdeme něco, co nám dokáže usnadnit práci. Je zbytečné si malovat procesní mapy s jednotlivými úkoly na papír, když můžeme využít online nástroje, ve kterém toto zvládneme za minutku, a který následně navíc tyto úkoly přidělí příslušným zaměstnancům. Takto pomůže například nástroj Project Formation™ v aplikaci ApuTime. Řízení činností probíhá automatickým naplánováním individuálních harmonogramů práce, jež respektují priority (konkrétně se jedná o konečné termíny ostatních projektů) a jsou ve vzájemném souladu (pokud například čekáme na doručení podkladů k faktuře od kolegy, nebudeme moci poslat fakturu dříve, než tyto podklady obdržíme) i v souladu s dalšími zakázkami (například účetní závěrka musí být dokončena do termínu, proto mají činnosti z tohoto procesu přednost před méně akutními záležitostmi, jako je třeba organizace teambuildingu). V případě, že dojde k jakékoliv změně, která má dopad na aktuální plán aktivit, pracovní rozvrh se sám adaptuje – přeplánuje a aktualizuje se každému, kdo je touto změnou ovlivněn. Další výhodou aplikace je také aktuálnost a možnost provést report okamžitě i bez dodatečné interní komunikace. Projektový manažer může zkontrolovat průběh projektů, uvidí také na čem se zrovna pracuje a kdy nejdříve bude práce dokončena (více se dozvíte na www.aputime.cz).

Úsilí nakonec „přinese ovoce“

Teď už víme, jak nás krize poznamenala. Mysleme ale i na to, že se situace může opakovat. Pokud si dobře nastavíme procesy už nyní, pomůže nám to se na další takovou krizi lépe připravit. Budeme schopni vydělávat v období růstu, stabilizovat svoje postavení nebo přežít v období recese.  Poučme se z ní, nebuďme lhostejní, ale opravdu se postavme nepříteli čelem a zabojujme teď, když je přítomnost vrtkavá. Riskujme a nebojme se toho. V budoucnu nám to jistě pomůže posunout se dál a pak budeme v klidu říkat – zvládli jsme to díky našemu odhodlání a úsilí.

Related Posts