Práce z domu efektivně a spolehlivě

Zdenka Zugarkova
March 31, 2020
Czech

Home office (zkráceně HO) či Remote Work – toto jsou dva anglické pojmy používané pro práci z domova či práci na dálku. Tato forma práce je převážně využívaná některými profesemi či pozicemi (redaktoři, IT, manažerské pozice atd.). Ve většině případů je práce z domu nabízena jako jeden z pracovních benefitů. Je možné jej ale také využít v situacích, kdy nejsme schopni pracovat z kanceláře ať už z jakéhokoliv důvodu. 

Jak může vnímat home office zaměstnanec a zaměstnavatel?

Zaměstnanci mohou tuto možnost vnímat jako výhodu v mnoha ohledech. V prvé řadě většinu napadne vykonávat práci odkudkoliv, kde se cítí příjemně a mají tam potřebné zázemí. V případě, že se rozhodnou práci vykonávat z domu, odpadá jim tím čas a náklady vynaložené na přepravu do práce. Je ale také možné pracovat z pohodlí písečné pláže. Jen si to představte… Někdo může vnímat jako výhodu už i to, že má pro práci svůj klid a pohodlí. Okolo sebe nemá své kolegy, kteří ho mohou rušit svými telefonáty, rozhovory, ťukáním do klávesnice apod. 

Obzvlášť pro dnešní situaci s šířící se nemocí Covid-19 je HO opravdu užitečná. Preventivně zamezí kontaktu s dalšími osobami a zamezí tak šíření nákazy.

Kromě toho se rovněž naskýtá možnost zorganizovat své pracovní úkoly podle osobních potřeb. Práci si můžete tedy dejme tomu nechat až na večer, kdy jste nejvíce produktivnější (zde samozřejmě vždy záleží na nastavení pravidel se zaměstnavatelem).  

Pro zaměstnavatele má home office hned několik výhod:

  • Ušetří na nákladech za provoz kanceláří
  • Sníží se počet placených neschopenek
  • Pracovníci nemusí čerpat dovolenou kvůli nečekaným událostem, jako jsou např. onemocnění dítěte, kontrola plynu apod.
  • Zaměstnanci mohou pracovat z prostředí, které jim napomáhá být kreativní (design, marketing nebo IT)
  • Otevření nových možností zaměstnávat kvalifikované lidi, kteří z určitých důvodů nejsou schopni pracovat v prostorách, které firma poskytuje (ženy na mateřské, handicapovaní, lidé žijící v jiné zemi apod.)
  • Zaměstnanci jsou ochotni pracovat i s lehkým onemocněním. Svou část práce mohou dokončit z pohodlí domova i s „rýmičkou“ než sedět v kanceláři s ostatními kolegy a vystavovat riziku onemocnění zbytek firmy.

Vše není tak růžové, jak se zdá 

Při HO může taky nastat několik situací, ze kterých nebude nadšený zaměstnanec ani zaměstnavatel. Pokud je zaměstnanec nováčkem na poli HO, může se potýkat s problémem oddělit pracovní a osobní část dne. Tyto dvě části se začnou navzájem prolínat a ztrácet svou hodnotu. Jedna varianta je, že zaměstnanec začne trávit mnohem více času plněním pracovních úkolů na úkor osobního života. Druhá varianta je opakem této situace, kdy člověk začne dávat přednost všemu, co zrovna potřebuje udělat doma, a k pracovním povinnostem se ani nedostane. Velice rychle se začne dostávat do skluzu a začne být ve stresu. Obě tyto situace jsou nepříznivé na psychiku a výkon zaměstnance a tím jsou nepříznivé také pro zaměstnavatele. Nikdo přece nechce zaměstnávat někoho, kdo místo plnění pracovních úkolů celý den pije kávu, uklízí atd. Stejně tak nikdo nechce zaměstnávat člověka, který bude denně pracovat 12 hodin, přičemž udělá stejnou práci jako někdo jiný za 6 hodin. Mnohdy se také začnou objevovat u pracovníků osobní, rodinné či zdravotní problémy a nastává u nich takzvaný syndrom vyhoření. V té chvíli firma může přijít i o klíčové zaměstnance. 

Jedním z hlavních důvodů, proč se ale zaměstnavatelé vyhýbají poskytnutí práce na HO, je stále pocit ztráty přehledu a kontroly o tom, co jejich zaměstnanci dělají. Pokud pracujete klasicky v kanceláři, asi jste se sami alespoň jednou setkali se situací, kdy jste seděli v práci celých 8 hodin, nic neudělali, ale nikdo vám na to neřekl ani půl slova. Pravděpodobně z důvodu, že všichni viděli, jak sedíte v kanceláři a koukáte do počítače. A přesně tohle je „strašák“ pro zaměstnavatele. Ten chce mít přehled o tom, zda jeho tým pracuje, jak má, a v tom nejlepším případě i vědět, na čem právě pracují.   

Jak mít home office efektivní?

Jednou z nutností efektivní HO pro všechny zúčastněné strany je nastavení jasných pravidel práce a nalezení trackovacího nástroje. V tomto nástroji (aplikaci) má zaměstnavatel odkudkoliv nepřetržitý přehled nad tím, zda všichni pracují, jak mají, na čem zrovna pracují a jak dlouho jim to trvá – a to i bez zdlouhavého vedení meetingů a sběru informací (od pracovníků na HO). Na druhou stranu zaměstnanci budou vědět, na čem mají pracovat, kdy má být úkol dokončen a jaké dílčí kroky mají pro jeho dokončení podniknout. Můžete si vybrat sami – pokračovat v systému, jaký u vás fungoval doposud, nebo zvýšit efektivitu práce a pro HO využít podpůrných nástrojů pro řízení procesů.

Home office s ApuTime

Při dnešní situaci je (víc než kdy jindy) potřebné, aby pracovníci měli přehled o tom, co mají dělat. Zároveň aby měl management co nejaktuálnější informace o průběhu jednotlivých projektů. Nyní není prostor svolávat meetingy podle potřeby a řešit na nich proč, někdo svou práci neudělal, kdy měl, z jakého důvodu se projekt nestihl uskutečnit v termínu, či rozdělovat kdo co má udělat. Přišla doba, kdy jsme nuceni hledat nová řešení pro běžné situace. 

Prioritnější je si ve firmě ujasnit, které procesy jsou ty klíčové, a zmapovat je. Poté podat všem zúčastněným informace, které úkoly je nutné podniknout, a mít nad nimi neustálou kontrolu. Právě s tímto vám může pomoci ApuTime. 

Díky jednoduchosti aplikace vám stačí rozkreslit si v aplikaci mapy procesů, které ve vaší firmě probíhají, a určit u jednotlivých kroků řešitele. Poté už za vás vše udělá naše aplikace. 

Ze zadaných map vytvoří aplikace harmonogram úkolů pro všechny řešitele. Jakékoliv změny v průběhu, ať už ze strany managementu v nastavení procesů, či změn v postupu plnění úkolů zaměstnanci, jsou přepočítávány a udržovány v nejefektivnější podobě harmonogramu. 

Pro zaměstnance na HO je klíčové, aby věděl, na čem má pracovat. Z pozice managementu to je celkový přehled informací, zda všichni zaměstnanci pracují na svých úkolech a jaký je průběh plnění jednotlivých projektů. To je možné nalézt v ApuTime na jednom místě. Jak to funguje v praxi, ukážeme v příštím článku.

Vyzkoušejte si vše zdarma na www.aputime.com

A co vy si myslíte o práci na dálku? Je pro firmu a její zaměstnance motivační, nebo naopak máte spíš negativní postoj, a proč?

Podělte se s námi o váš názor komentářem a řekněte, co si myslíte.


Related Posts