Procesní řízení jako buzzword dnešního podnikání. Nebo ne?

Jakub Brada
April 2, 2020
Czech

Pokud bychom se zblízka podívali na firmy, které jsou dlouhodobě stabilní a přečkaly v historii nejednu krizi (ať už finanční, nebo jiný větší problém s kvalitou produktu, či zákaznickou zkušeností), tak bychom v jejich interním fungování pravděpodobně našli jeden společný jmenovatel, který je bezesporu klíčem k úspěchu. A tím je zvládnuté procesní řízení. Přitom se nemusí výslovně jednat o firmy působící na stejném trhu nebo o firmy, které si jsou podobné svou velikostí. Aplikování procesů a jejich funkční řízení může být zásadní jak pro nadnárodní výrobní firmu působící v korporátním celku, tak i pro menší českou marketingovou agenturu, která si svou pozici a základnu svých zákazníků teprve buduje.

V čem nám tedy procesní řízení tak pomáhá? Proč o něm všichni mluví (a ti co ne, tak by měli začít)? Proč si na tom nejedna firma vystavěla svůj úspěšný byznys? Na tyto otázky neexistuje jednoznačná odpověď. Každý CEO se může podívat na bolístky své firmy a hledat účinný lék v podobě procesního řízení.

Některé firmy mají problém s velkou fluktuací zaměstnanců. V tomto případě by potřebovaly mít velice dobře popsané a aktualizované procesy, aby jim zaškolování nového pracovníka spálilo co nejméně času, potažmo peněz.

Jiná firma si klade za cíl progresívní růst. Bude chtít obsloužit mnohem více zákazníků, rozšířit portfolio výrobků či služeb nebo vstoupit na nové trhy. Jak ale růst zdravě, nelepit úzká místa novými pracovníky a udržet si kvalitu, kterou od ní zákazníci požadují? Pokud se domníváte, že za touto strategií stojí skvěle zvládnuté procesní řízení, je to správně.

Posledním nejčastějším případem jsou firmy, které mají svůj největší růst za sebou a nyní se soustřeďují na optimalizaci a na to, aby jejich výrobky či služby měly ten nejlepší poměr cena/výkon na trhu. Jsou to firmy, které potřebují šetřit peníze. Bez dobře popsaných procesů nejsou schopny zjistit, zda nedochází k plýtvání. Musí procesy zmapovat, pravidelně revidovat i optimalizovat.

Velké firmy a korporace mají svou vizi. Vědí, kam jdou, co a koho k tomu potřebují. Od vize se odvíjí cíle, od cílů strategické aktivity a nakonec všechny jednotlivé činnosti v rámci procesů, které pomáhají firmě její vizi realizovat.

Jak ale začít s procesním řízením v malé firmě? Má to vůbec smysl?

Samozřejmě má. Není pochyb o tom, že procesní řízení má své místo u všech typů podnikání. I úspěšný živnostník bude mít pravděpodobně své procesy, které si léta piluje k dokonalosti a opírá se o ně v dobách dobrých i zlých. 

Také malá firma nebo zmíněný živnostník by měli mít svou vizi. Představu, kam firma směřuje, jak by to mělo fungovat v ideálním světě a jaké hodnoty taková firma v ideálním světě nese svému zákazníkovi. 

Od této vize se může „odpíchnout“ a stanovit si cíle. Ty už by měly být velice konkrétní, reálné a dosažitelné v zamýšleném časovém horizontu. 

Osobně doporučuji zpracovat si také svůj business plán formou lean canvas. Zvolenou metodikou si velice dobře utřídíte myšlenky, spojíte vizi s cíli, uvidíte co a pro koho děláte, jakou hodnotu tvoříte. Věnujte tomu dostatečný čas. Přemýšlejte, tvořte, vizualizujte, mažte, nechte uzrát, revidujte. A v neposlední řadě? Tvořte procesy! Opřete svou vizi o základní kámen, který vás podepře, když budete balancovat nad propastí svého cashflow. Stavějte další kameny a udělejte si z nich odpalovací rampu při cestě ke hvězdám a raketovému růstu. Pokud máte rádi konzervativní přístup k podnikání, berte je jako své parťáky. Každý typ podnikatele či firmy by měl mít své procesy.

Tohle všechno nám procesní řízení nabízí. Není těžké s ním začít nebo jej posunout na další úroveň. Jen je třeba ho vnímat a pracovat s ním. Nedělejme z procesů buzzword, berme je jako nutnost.

Příklad firemního procesu a přínos pro firmu.

Představme si výrobní firmu, která čas od času mění nebo modifikuje své portfolio. To s sebou nese nejen interní změny, ale klade to také zvýšené nároky na dodavatele, kteří musí odzkoušet, zda jsou jednotlivé nakupované díly použitelné do výroby.

Ideální proces je takový, kdy konstrukční oddělení nejprve spočítá a nakreslí požadovanou součást. K tomu se vyjádří interní tým složený ze všech relevantních pracovníků (nákup, kvalita, výroba, technologie apod.). Takto interně okomentovaná a upravená součást se poté pošle dodavateli, aby i on připomínkoval složitost výroby, cenu formy nebo odhadovaný čas na výrobu a dodání. Poté se objedná výroba vzorku v požadovaném množství a specifikuje se měření, které se posílá od dodavatele zákazníkovi dřív než samotná součást. Po odsouhlasení měření se může díl zaslat fyzicky. Zákazník jej zapracuje do výroby, zhotoví vzorkový konečný výrobek, a pokud je vše v pořádku, tak uvolní celek do sériové výroby. 

Takto zvládnutý proces mají pouze špičkové výrobní závody. Většina firem nemá (nebo nechce mít) dostatečný prostor na to, aby tak časově i finančně nákladný proces podstupovala. Často si však neuvědomuje, že vynechání pouze jednoho jediného kroku může vést v konečném důsledku k daleko vyšším nákladům, stresu zainteresovaných pracovníků a posunování deadlinů dokončení projektu. 

Představme si například, že by si firma nenechala předem změřit a poslat požadovaná měření, ale dodavatel by byl oprávněn zaslat vzorkové díly rovnou. Vzhledem k prvovýrobě se dá očekávat, že nějaká chyba nastane. To ale zákazník zjistí až při vstupní kontrole nebo hůř – na montážní lince. Pokud byl navíc tento díl zaslán dodavatelem z druhého konce světa (typicky z Asie), řešíme tímto „malým“ přešlapem velké množství problémů. Díl zřejmě putoval několik týdnů lodí, takže jsme ztratili mnoho času. Ten další může letět letadlem a být u nás mnohem dřív, ale „vícenáklady“ nám mezitím rostou a rostou. To s sebou dále nese zpoždění deadlinů a tím také zpožděné uvedení výrobků na trh. Ekonomické výhledy se přestanou plnit, dílčí cíle oddělení a pracovníků nejsou naplněny. A co víc – tým lidí, který problém nezpůsobil, přijde o prémie. Celý tento problém se následně přenese na dodavatele, se kterým lidé často začínají komunikovat pod vlivem emocí a stresu. Tím může nakonec dojít až k trvalému zhoršení obchodních vztahů. 

Pamatujete, co bylo na začátku? Proces nebyl definován nebo se zapomnělo na jeden procesní krok...


Related Posts