Štíhlá administrativa

Milena Rusková
March 9, 2020
Czech

Každá organizace musí spravovat svou práci, zaměstnance, procesy, atd., aby provoz firmy byl plynulý a efektivita byla na co nejvyšší úrovni. Správa chodu firmy jsou podpůrné procesy pro správné a úspěšné fungování hlavních procesů, jenž společnostem přinášejí přidanou hodnotu.

Význam štíhlé administrativy

Souhrn obslužných nebo rutinních kancelářských činností, které mají zabezpečit chod určitého útvaru či většího celku, označujeme jako administrativa. 

Počet pracovníků v administrativních činnostech mnohdy převyšuje počet lidí zapojených do vlastní výroby nebo poskytování služeb. A to dělá vrásky řidícím pracovníkům, jejichž cílem je mít ve firmě co nejvyšší počet zaměstnanců vytvářejících přidanou hodnotu. Tyto administrativní procesy totiž neprodukují přímý zisk.

Důvodem vysokého stavu pracovníků v administrativě mohou být nestandardizované či neaktualizované administrativní procesy nebo jejich chybějící efektivní řízení. A dokonce existují firmy, které procesy nemají popsané vůbec.

Před několika desítkami let se objevila myšlenka řídit procesy tak, aby se eliminovaly činnosti, které zákazník není ochoten zaplatit, a dosáhlo se minimalizace všech zdrojů procesu včetně času (princip LEAN - zeštíhlení). Ve svém počátku byla spojována hlavně s výrobou. Velmi brzy se však ukázalo, že je nezbytné princip Lean aplikovat rovněž na administrativní procesy.

Klíčem k úspěchu pro dosažení štíhlé administrativy je schopnost popsat a kvantifikovat současnou situaci a navrhnout nové uspořádání. V rámci této aktivity se často nalezne úzké místo dosavadního procesu, které brání růstu firmy. Souhrnně můžeme říci, že od zvládnutého procesního řízení je to už jen krůček ke štíhlé administrativě.

Ústřední myšlenkou při zeštíhlování procesů je vymýcení plýtvání, a to například plýtvání materiálem, časem, zbytečnými procesy nebo potenciálem zaměstnanců. Výsledkem všech těchto postupů je efektivní a zkrácená průběžná doba administrativy, standardizace jejich procesů. Dalším pozitivem jsou pak ušetřené kapacity lidí, které firmy využijí pro jejich další rozvoj.

Jak docílit štíhlé administrativy? Jednoduše.

Společnost ApuTime disponuje týmem konzultantů s vlastní aplikací, která je zaměřena na podporu a nastavení optimálních procesů, a to nejen v administrativě. Samotné rozhodování o tom, jaká bude posloupnost jednotlivých kroků procesů, pak přináleží umělé inteligenci, která tento software řídí.

Aplikace poskytuje manažerům reporty pro monitoring (nejen) administrativních procesů a snižuje jim časovou náročnost pro řízení těchto procesů. Pracovníkům v administrativních činnostech usnadňuje práci a snižuje stresovost tím, že rozhodovací paralýza je přenechána umělé inteligenci a pracovník nemá v tomtéž časovém úseku přiřazeno více úkolů. 

Zavedení štíhlé administrativy s pomocí softwaru a konzultační podpory firmy ApuTime umožní společnostem se posunout o krok blíže ke splnění svých vizí a dosažení svých cílů.


Related Posts